Sebuah produk melewati beberapa tahap sebelum sampai ke outlet. Di balik pergerakan barang tersebut, data juga mengalir antara principal, distributor, tim sales, dan outlet.
Saat pesanan diterima, ketersediaan stok perlu diperiksa sebelum barang disiapkan dan dikirim. Transaksi tersebut kemudian memengaruhi jumlah stok, dilanjutkan dengan penerbitan invoice dan rekonsiliasi pembayaran. Data yang dihasilkan dari proses ini dapat digunakan oleh principal untuk melihat permintaan pasar dan merencanakan program promosi berikutnya.
Namun, aliran data dapat menjadi lebih kompleks ketika setiap pihak menggunakan sistem yang berbeda. Principal memiliki data distribusi produk, distributor menyimpan data stok dan transaksi, tim sales mengumpulkan informasi dari lapangan, sementara outlet memberikan informasi mengenai permintaan pelanggan.
Tanpa integrasi, informasi tersebut tersebar di berbagai sistem dan laporan. Untuk memahami keseluruhan proses distribusi, perusahaan perlu menggabungkan data dari setiap sumber tersebut.
Bagaimana Data Mengalir antara Principal, Distributor, Sales, dan Outlet
- Governance
Principal menetapkan data utama yang digunakan dalam proses distribusi, seperti kode SKU, nama produk, satuan, isi karton, kategori, harga, diskon, wilayah, distributor yang ditunjuk, target penjualan, periode program, serta ketentuan promosi. Data tersebut kemudian dipetakan oleh distributor ke dalam sistem yang digunakan untuk menjalankan operasional.
Masalah dapat muncul ketika principal dan distributor menggunakan sistem yang terpisah. Produk yang sama, misalnya, dapat tercatat dengan kode SKU yang berbeda pada masing-masing distributor. Nama outlet dan informasi pelanggan lainnya juga dapat memiliki perbedaan antar sistem. - Sell-In
Distributor membuat purchase order berdasarkan kondisi stok, forecast permintaan, target penjualan, lead time, dan kebutuhan safety stock. Principal kemudian memproses pesanan, mengalokasikan barang, menerbitkan dokumen penjualan, dan mengirimkan produk ke distributor.
Dari proses tersebut, terbentuk berbagai data seperti nomor PO, SKU, jumlah barang, harga, diskon, tanggal pesanan, jadwal pengiriman, nomor batch jika diperlukan, invoice, serta status penerimaan barang. - Perencanaan Sales dan Cakupan Outlet
Distributor membagi target penjualan ke dalam rencana untuk setiap cabang, supervisor, wilayah, rute, dan sales. Data outlet kemudian diatur berdasarkan lokasi, jenis kanal, potensi penjualan, jadwal kunjungan, termin pembayaran, serta riwayat transaksi. Sales menerima daftar outlet dan rencana kunjungan melalui aplikasi lapangan atau Sales Force Automation (SFA).
Pada tahap ini, kualitas data outlet menjadi hal yang penting. Data outlet yang duplikat dapat membuat cakupan terlihat lebih besar dari kondisi sebenarnya. Koordinat yang tidak akurat dapat memengaruhi perencanaan rute, sementara status outlet yang tidak diperbarui dapat membuat sales tetap dijadwalkan mengunjungi outlet yang sudah tidak beroperasi. - Kunjungan Sales
Saat melakukan kunjungan ke outlet, sistem dapat mencatat informasi seperti waktu dan lokasi check-in, outlet yang dikunjungi, tujuan kunjungan, serta hasil dari aktivitas tersebut. Sales juga dapat mengakses informasi yang dibutuhkan sebelum atau selama kunjungan, seperti riwayat pembelian, program yang sedang berjalan, piutang, serta produk yang tersedia untuk ditawarkan.
Jika outlet melakukan pemesanan, sales dapat membuat sales order yang mencakup SKU, jumlah barang, harga, diskon, dan tanggal pengiriman yang diminta. - Validasi Pesanan
Pesanan yang dibuat oleh tim sales akan masuk ke Distribution Management System (DMS) untuk diperiksa. Sistem atau pihak yang berwenang akan memastikan pesanan memenuhi ketentuan yang berlaku, seperti ketersediaan stok, harga, diskon, batas kredit, piutang yang telah jatuh tempo, minimum pemesanan, jadwal pengiriman, serta aturan persetujuan.
Setelah pesanan disetujui, proses dapat dilanjutkan ke gudang untuk tahap picking. Validasi ini membantu mencegah pesanan diproses untuk barang yang tidak tersedia, pemberian diskon di luar ketentuan, atau transaksi yang dapat meningkatkan risiko kredit. - Fulfillment
Gudang menyiapkan pesanan yang telah disetujui melalui proses picking, packing, dan loading. Setiap aktivitas yang dilakukan akan memperbarui data persediaan, termasuk stok yang tersedia, stok yang telah dialokasikan, dan barang yang telah dikeluarkan untuk pengiriman.
Selanjutnya, sistem menghasilkan delivery order yang berisi informasi yang dibutuhkan dalam proses pengiriman, seperti outlet tujuan, produk, jumlah barang, serta detail pengiriman. - Pengiriman
Sebelum pengiriman dilakukan, rute dapat direncanakan berdasarkan lokasi outlet, jadwal pengiriman, dan kapasitas kendaraan untuk menentukan rute yang sesuai untuk setiap perjalanan.
Setelah barang diterima, informasi terkait pengiriman dicatat, termasuk bukti serah terima, waktu pengiriman, jumlah barang yang diterima, kekurangan, penolakan, serta retur. - Invoice dan Penagihan
Setelah pengiriman selesai, distributor menerbitkan invoice berdasarkan barang yang benar-benar dikirim serta ketentuan transaksi yang berlaku. Untuk transaksi kredit, informasi mengenai tanggal jatuh tempo akan digunakan dalam proses penagihan.
Ketika pembayaran diterima, pembayaran tersebut dicocokkan dengan invoice terkait. Diskon, retur, atau selisih pembayaran yang telah disetujui juga dicatat dalam transaksi. Informasi pembayaran kemudian memperbarui data umur piutang dan sisa limit kredit pelanggan.
Keterlambatan dalam proses ini dapat memengaruhi pesanan berikutnya. Misalnya, outlet yang sudah melakukan pembayaran dapat tetap tertahan untuk melakukan pemesanan baru apabila pembayaran tersebut belum tercatat dalam sistem. - Data Kembali ke Principal
Distributor memberikan data dari berbagai aktivitas distribusi kepada principal, termasuk sell-out, persediaan, data outlet, kunjungan sales, retur, hasil promosi, pengiriman, dan penagihan.
Jika hanya melibatkan satu distributor, informasi tersebut umumnya dapat diperoleh langsung dari sistem distributor. Namun, prosesnya menjadi lebih kompleks ketika principal bekerja dengan beberapa distributor yang menggunakan sistem, format data, serta kode produk atau outlet yang berbeda.
Pada kondisi ini, sistem integrator digunakan untuk menghubungkan data dari beberapa distributor. Data dari berbagai sumber dapat dikonsolidasikan sehingga principal dapat melihat dan meninjau informasi distribusi dalam satu tampilan.
Integrasikan Data dan Sistem Anda dengan BOSNET Disti Integrator
BOSNET Disti Integrator membantu bisnis mengintegrasikan sistem, menyinkronkan informasi secara otomatis, dan mengurangi proses manual dalam pengelolaan aktivitas distribusi.
Dengan informasi yang terhubung antar sistem, bisnis dapat mempercepat proses pelaporan dan pemantauan tanpa harus mengumpulkan berbagai laporan secara manual.
Hubungkan sistem distribusi Anda dengan BOSNET Disti Integrator.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET Disti Integrator dapat membantu mengintegrasikan sistem dan menyinkronkan informasi distribusi bisnis Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
