Saat mengunjungi outlet, salesman perlu mencatat produk yang dipesan pelanggan beserta jumlahnya. Pesanan tersebut kemudian diteruskan ke tim terkait agar dapat diproses dan dikirim sesuai kebutuhan outlet.
Ketika pesanan masih dicatat secara manual, salesman perlu menghabiskan waktu mengisi data dan memastikan setiap detail sudah sesuai. Kesalahan input juga dapat terjadi dan memengaruhi proses pemesanan hingga pengiriman.
Sistem taking order digital memungkinkan salesman mencatat pesanan langsung melalui aplikasi. Data pesanan dapat segera diteruskan ke proses pemenuhan sehingga waktu pencatatan dapat dipangkas dan risiko kesalahan input dapat dikurangi.
Tantangan yang Sering Dihadapi Salesman dalam Proses Taking Order
Proses taking order yang masih dilakukan secara manual dapat menimbulkan berbagai kendala bagi salesman. Mulai dari kesalahan mencatat pesanan hingga keterlambatan mengirim data order, setiap kendala dapat memengaruhi proses pemenuhan pesanan.
- Pencatatan Pesanan Masih Manual
Pesanan pelanggan yang dicatat di kertas atau melalui chat lebih berisiko mengalami kesalahan. Salesman bisa salah memasukkan produk, jumlah pesanan, atau informasi pelanggan. Kesalahan kecil seperti ini dapat memengaruhi proses pemenuhan pesanan dan pelayanan kepada pelanggan.
Aplikasi taking order digital memungkinkan salesman mencatat pesanan langsung melalui sistem. Jika terhubung ke WMS, salesman juga dapat melihat ketersediaan stok saat menerima pesanan. Informasi stok bisa langsung dicek tanpa perlu menghubungi tim lain. - Data Pesanan Harus Diinput Berulang Kali
Proses manual sering membuat data pesanan perlu dicatat lebih dari satu kali. Salesman mencatat pesanan terlebih dahulu, kemudian admin harus memasukkan kembali informasi yang sama ke sistem lain sebelum order dapat diproses.
Penginputan berulang seperti ini memakan waktu dan meningkatkan risiko perbedaan data antara catatan salesman dan data yang masuk ke sistem. - Informasi Stok Tidak Selalu Tersedia
Salesman tidak selalu memiliki informasi stok terbaru saat menerima pesanan dari outlet. Ketika pelanggan menanyakan ketersediaan produk, salesman mungkin perlu menghubungi admin atau tim warehouse sebelum bisa memberikan jawaban.
Kondisi ini dapat memperpanjang waktu taking order, terutama ketika salesman sedang berada di lapangan dan perlu menunggu informasi dari tim lain. - Pemrosesan Data Pesanan Membutuhkan Waktu
Setelah pesanan dicatat, informasi tersebut masih perlu dikirim ke admin atau tim distribusi sebelum dapat diproses. Jika salesman berada jauh dari distribution center, pengiriman data melalui telepon atau chat dapat membuat proses semakin panjang.
Semakin lama data pesanan diterima tim terkait, semakin lama pula order dapat diproses. Dampaknya, pelanggan harus menunggu lebih lama sebelum pesanan masuk ke tahap berikutnya.
4 Cara SFA Mempercepat Proses Taking Order
Sales Force Automation (SFA) membantu salesman mengelola aktivitas taking order langsung saat berada di outlet. Pesanan dapat dicatat, stok dicek, dan informasi pelanggan dilihat melalui aplikasi yang sama.
Penggunaan SFA juga mengurangi pekerjaan manual yang sering memperlambat proses taking order. Berikut empat cara SFA membantu mempercepat proses tersebut.
- Digitalisasi Pencatatan Pesanan
Proses taking order dimulai saat pelanggan menyampaikan pesanannya. Salesman dapat langsung mencatat produk dan jumlah pesanan melalui aplikasi SFA saat mengunjungi outlet, tanpa perlu menulisnya di kertas terlebih dahulu.
Setelah pesanan dikirim, data langsung tersimpan di sistem sehingga tidak perlu diinput kembali. Cara ini mengurangi risiko kesalahan pada nama produk, jumlah pesanan, dan detail lainnya, sekaligus mengurangi pekerjaan administratif salesman. - Cek Ketersediaan Produk
Pelanggan biasanya ingin mengetahui apakah produk yang mereka pesan masih tersedia. SFA memungkinkan salesman melihat informasi stok saat berada di outlet.
Salesman dapat mengecek produk yang tersedia sebelum pesanan dikirim. Tidak perlu menghubungi tim warehouse atau admin hanya untuk memastikan ketersediaan stok. - Mengurangi Penginputan Data Berulang
Data pesanan yang dicatat melalui SFA dapat langsung diteruskan ke tim terkait. Salesman tidak perlu mengirim ulang detail pesanan secara manual, sementara admin juga tidak perlu memasukkan data yang sama dari awal.
Penginputan data yang lebih singkat membuat pesanan dapat segera masuk ke proses berikutnya dan mengurangi risiko perbedaan data. - Melihat Informasi Pelanggan Saat Kunjungan
Informasi pelanggan dapat membantu salesman memahami kondisi outlet sebelum menerima pesanan baru. SFA memungkinkan salesman melihat profil pelanggan dan riwayat transaksi langsung saat kunjungan.
Riwayat pembelian dapat menjadi referensi saat menawarkan produk atau membahas pesanan berikutnya. Salesman dapat melihat produk yang pernah dibeli
Percepat Proses Taking Order Sales dengan BOSNET Mobile Distribution
BOSNET Mobile Distribution membantu salesman mencatat pesanan, mengecek ketersediaan produk, melihat informasi pelanggan, dan mengelola aktivitas kunjungan langsung melalui aplikasi. Data yang dicatat di lapangan dapat langsung masuk ke sistem sehingga proses taking order tidak perlu melalui pencatatan dan input berulang.
Sales supervisor juga dapat memantau aktivitas salesman, rute kunjungan, dan hasil penjualan secara real-time. Informasi dari lapangan dapat digunakan untuk melihat aktivitas sales dan mengevaluasi kinerja berdasarkan data yang tersedia.
Ingin mengoptimalkan proses taking order sales? Hubungi BOSNET dan temukan bagaimana BOSNET Mobile Distribution dapat membantu mengelola aktivitas salesman secara digital.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
