Stock opname dilakukan dengan membandingkan jumlah stok fisik di gudang dengan data persediaan yang tercatat. Banyaknya produk, transaksi, dan pergerakan barang membuat proses pengecekan membutuhkan catatan yang lengkap.
Ketika ada dokumen yang tidak tersedia atau belum lengkap, tim dapat kesulitan memeriksa perbedaan antara stok fisik dan data persediaan. Kondisi tersebut dapat membuat proses perhitungan memerlukan pengecekan tambahan sebelum jumlah stok akhir dapat ditetapkan.
Mengapa Dokumen Stock Opname Penting?
Dokumen stock opname menjadi catatan selama proses pemeriksaan stok fisik di gudang. Hasil perhitungan, selisih stok, dan transaksi terkait dapat dicatat sehingga tim memiliki referensi saat jumlah stok fisik berbeda dari data persediaan.
Kelengkapan dokumen juga membantu tim menelusuri sumber selisih stok. Manajemen dapat membandingkan hasil perhitungan dengan catatan transaksi dan pergerakan barang untuk mengetahui apakah selisih berasal dari kesalahan administrasi, kehilangan stok, atau kondisi lainnya.
Pengaruhnya juga berkaitan dengan laporan keuangan. Data persediaan digunakan dalam perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP), nilai aset lancar, serta laba rugi perusahaan. Ketidakakuratan data stok dapat memengaruhi angka pada laporan keuangan dan menimbulkan kendala dalam pelaporan pajak.
Tahapan dan Alur Dokumen dalam Stock Opname
- Perencanaan
Proses dimulai dengan menyiapkan dokumen yang diperlukan selama perhitungan stok. Tim audit menyiapkan count tag, menghentikan sementara transaksi stok, dan memperbarui kartu stok hingga transaksi terakhir. Count tag kemudian dibagikan kepada tim penghitung sesuai area atau zona gudang masing-masing. - Perhitungan Fisik
Tim penghitung mencatat jumlah barang yang ditemukan di setiap rak menggunakan count tag. Barang dalam kondisi baik dan rusak dicatat secara terpisah agar hasil perhitungan dapat dibedakan dengan jelas.
Tim juga dapat melakukan blind count atau perhitungan kedua untuk memeriksa hasil sebelumnya. Form stock opname digunakan sebagai catatan hasil perhitungan di setiap area dan memudahkan pengumpulan data dari berbagai zona gudang. - Rekonsiliasi dan Pelaporan
Setelah perhitungan fisik selesai, hasil pada count tag dibandingkan dengan jumlah stok yang tercatat di sistem. Setiap selisih kemudian diperiksa menggunakan catatan transaksi dan dokumen pendukung lainnya untuk mengetahui penyebabnya.
Hasil akhir dicatat dalam laporan stock opname atau berita acara sebagai dokumentasi resmi. Penyesuaian stok yang telah disetujui manajemen kemudian dicatat dalam sistem akuntansi.
Dokumen Wajib dalam Stock Opname
Sebelum stock opname dilakukan, perusahaan perlu menyiapkan beberapa dokumen yang berkaitan dengan pergerakan dan kondisi persediaan. Setiap dokumen memiliki fungsi berbeda dalam membantu tim memeriksa jumlah stok fisik dan mencocokkannya dengan catatan persediaan.
- Kartu Stok atau Bin Card
Kartu stok mencatat riwayat pergerakan barang dalam periode tertentu. Informasi yang tercantum biasanya meliputi nama dan kode barang, lokasi penyimpanan, stok awal, barang masuk, barang keluar, serta saldo akhir. - Dokumen Barang Masuk
Dokumen barang masuk mencatat produk yang diterima dari supplier, retur pelanggan, maupun perpindahan dari gudang lain. Informasinya biasanya mencakup nomor penerimaan, tanggal penerimaan, nama supplier, kode barang, jumlah barang, dan petugas yang menerima. - Dokumen Barang Keluar
Dokumen barang keluar mencatat produk yang dikeluarkan dari gudang, baik untuk penjualan, kebutuhan produksi, retur ke supplier, maupun perpindahan ke cabang lain. Dokumen ini biasanya mencantumkan nomor transaksi, tanggal pengeluaran, tujuan pengiriman, kode barang, jumlah barang, dan pihak yang memberikan persetujuan. - Lembar Perhitungan Fisik atau Count Tag
Count tag digunakan untuk mencatat jumlah barang yang ditemukan saat perhitungan fisik. Perusahaan dapat menerapkan metode blind count, yaitu tim menghitung barang tanpa melihat jumlah yang tercatat di sistem.
Setelah perhitungan selesai, hasil pada count tag dibandingkan dengan kartu stok atau data persediaan untuk melihat apakah terdapat perbedaan jumlah. - Dokumen Barang Pinjaman atau Konsinyasi
Tidak semua barang yang berada di gudang merupakan milik perusahaan. Beberapa produk dapat berupa barang pinjaman, barang titipan, atau barang konsinyasi dari pihak lain.
Dokumen khusus diperlukan untuk menunjukkan status dan kepemilikan barang tersebut saat proses stock opname berlangsung. - Laporan Stock Opname
Laporan stock opname merangkum hasil akhir dari proses perhitungan fisik. Dokumen ini mencatat hasil pemeriksaan dan menjadi bukti resmi bahwa perusahaan telah melakukan stock opname pada periode tertentu.
Strategi Melakukan Stock Opname secara Efektif
- Siapkan Dokumen
Siapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan sebelum perhitungan stok dimulai. Dokumen tersebut dapat berupa kartu stok, dokumen barang masuk dan keluar, lembar perhitungan fisik, serta catatan barang retur atau konsinyasi.
Kelengkapan dokumen membantu tim mencocokkan jumlah stok fisik dengan data persediaan yang tercatat. - Tentukan Jadwal
Pilih waktu saat aktivitas gudang sedang rendah, seperti setelah jam kerja, akhir pekan, atau akhir periode akuntansi. Transaksi barang masuk dan keluar juga perlu dibatasi atau dihentikan sementara selama proses perhitungan berlangsung. - Bagi Area Gudang Menjadi Beberapa Zona
Gudang berukuran besar dapat dibagi menjadi beberapa zona perhitungan. Setiap tim bertanggung jawab atas area tertentu sehingga pembagian tugas lebih mudah dan risiko penghitungan barang yang sama dua kali dapat dikurangi. - Gunakan Distribution Management System
Distribution Management System (DMS) membantu bisnis mengelola data persediaan dalam kegiatan distribusi. Tim dapat melihat catatan stok, memantau pergerakan barang, dan membandingkan jumlah stok fisik dengan data yang tercatat di sistem.
Data tersebut membantu tim melakukan pengecekan stok di berbagai lokasi dan menemukan perbedaan yang perlu ditinjau lebih lanjut.
Otomasi Stock Opname dengan BOSNET Distribution Management System (DMS)
Kelola proses stock opname menggunakan BOSNET Distribution Management System (DMS), solusi yang membantu bisnis mengelola data persediaan, memantau pergerakan barang, dan memperbarui catatan stok dalam kegiatan distribusi.
Dapatkan informasi persediaan secara real-time, kurangi pengecekan stok secara manual, dan temukan selisih stok dengan lebih cepat. BOSNET DMS membantu bisnis mengelola data stock opname sekaligus menyediakan informasi persediaan yang dibutuhkan untuk kegiatan distribusi sehari-hari.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET DMS dapat membantu mengelola proses stock opname.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
