Aktivitas gudang melibatkan banyak proses yang saling berkaitan, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan stok, picking, packing, hingga pengiriman. Setiap proses memiliki peran dalam menjaga kelancaran operasional distribusi. Ketika salah satu proses tidak berjalan sesuai target, dampaknya dapat memengaruhi aktivitas gudang secara keseluruhan.
Karena itu, perusahaan perlu memantau kinerja gudang secara berkala. Pengukuran yang dilakukan melalui Warehouse Key Performance Indicator (KPI) membantu perusahaan melihat pencapaian operasional berdasarkan indikator yang terukur, sehingga evaluasi dapat dilakukan berdasarkan data, bukan asumsi.
Mengapa Distributor Perlu Memantau KPI Gudang?
KPI gudang memberikan indikator terukur yang dapat digunakan untuk mengevaluasi berbagai aktivitas pergudangan, mulai dari receiving, penyimpanan, pengelolaan inventaris, picking, packing, hingga outbound. Melalui pengukuran tersebut, perusahaan dapat melihat bagaimana kinerja setiap proses dalam operasional gudang.
Pemantauan KPI juga membantu distributor mengukur berbagai aspek, seperti akurasi stok, produktivitas staf, pemanfaatan kapasitas gudang, hingga biaya operasional. Hasil pengukuran tersebut dapat digunakan untuk mengetahui area yang memerlukan perhatian serta menilai pencapaian operasional dalam periode tertentu.
Contoh KPI Gudang yang Perlu Dipantau Distributor
Setiap aktivitas gudang memiliki indikator yang berbeda sesuai aspek yang ingin diukur. Distributor dapat menggunakan KPI gudang sebagai acuan dalam memantau akurasi stok, pemenuhan pesanan, serta berbagai aspek operasional lainnya. Berikut beberapa KPI yang dapat dipantau oleh distributor:
- Inventory Accuracy
Inventory Accuracy mengukur kesesuaian antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem dan jumlah stok yang tersedia secara fisik di gudang. Nilai yang tinggi menunjukkan bahwa catatan persediaan mendekati kondisi stok aktual. Sebaliknya, nilai yang rendah dapat meningkatkan risiko selisih stok, kesalahan picking, maupun keputusan pembelian berdasarkan data persediaan yang tidak sesuai.
Sebagai contoh, sistem gudang mencatat sebanyak 20.000 unit, sedangkan hasil penghitungan fisik menunjukkan terdapat 18.950 unit. Inventory Accuracy dapat dihitung sebagai berikut:
18.950 ÷ 20.000 × 100% = 94,75% - Order Fulfillment Rate
Order Fulfillment Rate mengukur persentase pesanan yang dapat dipenuhi secara lengkap dalam periode tertentu. KPI ini memberikan gambaran mengenai kemampuan gudang dalam menangani pesanan berdasarkan ketersediaan stok dan kapasitas operasional.
Nilai fulfillment yang rendah dapat menunjukkan adanya kendala pada ketersediaan stok, proses picking, kapasitas tenaga kerja, maupun aktivitas outbound.
Sebagai contoh, distributor menerima 2.000 pesanan dalam satu bulan dan sebanyak 1.900 pesanan berhasil dipenuhi secara lengkap. Order Fulfillment Rate dapat dihitung sebagai berikut:
1.900 ÷ 2.000 × 100% = 95% - Dock-to-Stock Time
Dock-to-Stock Time mengukur durasi sejak barang tiba di area receiving hingga stok tersedia di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan atau tercatat sebagai stok yang tersedia dalam sistem. Semakin singkat durasinya, semakin cepat barang yang baru diterima dapat masuk ke dalam persediaan yang siap digunakan dalam aktivitas gudang.
KPI ini dapat membantu distributor menemukan keterlambatan pada proses receiving maupun putaway. Sebagai contoh, barang tiba di area receiving pada pukul 07.00 dan selesai ditempatkan di lokasi penyimpanan pada pukul 11.00. Maka, Dock-to-Stock Time adalah:
11.00 - 07.00 = 4 jam - Picking Accuracy
Picking Accuracy menunjukkan persentase barang yang berhasil diambil sesuai pesanan. KPI ini dapat memberikan gambaran mengenai ketelitian proses picking serta faktor yang memengaruhinya, seperti instruksi picking, tata letak gudang, penggunaan barcode scanning, dan kinerja staf.
Kesalahan picking dapat menyebabkan barang yang dikirim tidak sesuai pesanan, pengembalian produk, biaya penanganan tambahan, hingga keluhan pelanggan. Pemantauan KPI ini membantu distributor melihat bagian dari proses picking yang perlu dievaluasi. - Receiving Accuracy
Receiving Accuracy mengukur persentase barang yang diterima sesuai informasi pada purchase order atau dokumen penerimaan, baik dari sisi jenis produk, jumlah, maupun atribut lainnya. KPI ini dapat digunakan sebagai indikator ketelitian saat barang masuk ke gudang.
Sebagai contoh, dari 500 unit barang yang diterima, sebanyak 485 unit sesuai dengan detail pesanan. Receiving Accuracy dapat dihitung sebagai berikut:
485 ÷ 500 × 100% = 97% - Order Cycle Time
Order Cycle Time mengukur waktu yang dibutuhkan sejak pesanan diterima hingga seluruh proses yang diperlukan selesai. KPI ini memberikan gambaran mengenai durasi yang dibutuhkan sebuah pesanan sejak masuk hingga siap diproses dalam alur fulfillment.
Distributor dapat melihat durasi pada setiap tahapan guna menemukan bagian yang memerlukan waktu paling panjang. Hasil pengukuran tersebut dapat membantu menentukan tahapan yang perlu menjadi prioritas untuk dievaluasi. - On-Time Shipment Rate
On-Time Shipment Rate mengukur persentase pengiriman yang berhasil dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. KPI ini menunjukkan kemampuan operasional gudang dalam menyiapkan dan mengeluarkan pesanan sesuai jadwal pengiriman. - Inventory Turnover
Inventory Turnover menunjukkan seberapa sering persediaan terjual atau digantikan dalam suatu periode tertentu. Angka ini dapat membantu distributor melihat seberapa cepat produk bergerak serta mengetahui apakah ada stok yang tersimpan terlalu lama di gudang.
Sebagai contoh, distributor memiliki nilai rata-rata persediaan sebesar 100.000 dan mencatat Cost of Goods Sold (COGS) sebesar 600.000 dalam satu tahun. Maka, Inventory Turnover dapat dihitung sebagai berikut:
600.000 ÷ 100.000 = 6 kali
Artinya, rata-rata persediaan distributor berputar sebanyak 6 kali dalam satu tahun. Angka turnover yang rendah dapat menjadi indikasi adanya overstock atau slow-moving inventory yang perlu ditinjau lebih lanjut. - Shrinkage Rate
Shrinkage Rate menunjukkan persentase stok yang hilang, rusak, atau tidak dapat ditemukan dibandingkan total persediaan yang tercatat. KPI ini membantu distributor mengetahui tingkat kehilangan stok yang terjadi dalam periode tertentu.
Misalnya, sebuah gudang memiliki catatan persediaan sebanyak 50.000 unit, tetapi terdapat 250 unit yang diketahui hilang, rusak, atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Maka, Shrinkage Rate adalah:
250 ÷ 50.000 × 100% = 0,5% - Warehouse Capacity Utilization
Warehouse Capacity Utilization mengukur tingkat pemakaian kapasitas penyimpanan yang tersedia di gudang. Hasil pengukuran dapat menunjukkan apakah ruang penyimpanan masih memiliki kapasitas yang tersedia atau sudah mendekati batas penggunaannya.
Sebagai contoh, sebuah distributor memiliki 2.000 lokasi pallet, dan sebanyak 1.600 lokasi sedang terisi. Maka, Warehouse Capacity Utilization adalah:
1.600 ÷ 2.000 × 100% = 80%
Artinya, 80% dari total pallet telah digunakan, sementara 20% masih tersedia.
Pantau dan Tingkatkan Kinerja Gudang dengan BOSNET Warehouse Management Software (WMS)
BOSNET Warehouse Management System membantu perusahaan mengelola stok di berbagai aktivitas gudang. Melalui otomatisasi proses inventaris dan visibilitas data secara real-time, perusahaan dapat menemukan produk lebih cepat, memantau pergerakan stok secara akurat, serta menjaga pencatatan persediaan di berbagai lokasi gudang.
Melalui sistem yang dapat memperbarui data persediaan berdasarkan aktivitas fisik terbaru di gudang, BOSNET Warehouse Management System menyediakan data yang akurat sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan. Solusi ini juga membantu perusahaan FMCG meningkatkan revenue dan menekan biaya operasional.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET dapat membantu mengelola operasional gudang Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
