Ketika pelanggan melakukan pemesanan, mereka mengharapkan produk diterima sesuai jumlah yang diminta. Namun, kekurangan stok, catatan persediaan yang tidak akurat, dan keterlambatan pasokan dapat menyebabkan distributor tidak mampu memenuhi pesanan secara lengkap. Bagi perusahaan FMCG, masalah ini dapat memengaruhi kepuasan pelanggan, pendapatan penjualan, dan hubungan dengan mitra retail.
Order fill rate membantu perusahaan mengukur seberapa banyak permintaan pelanggan yang berhasil dipenuhi dari jumlah yang dipesan. Pemantauan metrik ini memungkinkan distributor mengevaluasi ketersediaan produk, mengidentifikasi kekurangan pasokan, dan menilai kemampuan operasional distribusi dalam memenuhi permintaan pelanggan.
Apa Itu Order Fill Rate?
Order fill rate adalah metrik rantai pasok yang mengukur proporsi pesanan pelanggan atau jumlah barang yang berhasil dipenuhi dari stok yang tersedia. Metrik ini membantu perusahaan mengevaluasi kemampuan mereka dalam memenuhi permintaan pelanggan sesuai jumlah yang diminta.
Sebagai contoh, retailer memesan 100 karton air minum dalam kemasan, tetapi distributor hanya mengirimkan 90 karton karena kekurangan stok. Berdasarkan jumlah barang, order fill rate pesanan tersebut adalah 90%.
Perusahaan FMCG menggunakan order fill rate untuk mengevaluasi ketersediaan persediaan dan kinerja pemenuhan pesanan. Nilai yang tinggi menunjukkan bahwa sebagian besar barang yang diminta berhasil dipasok, sedangkan nilai yang rendah dapat mengindikasikan kekurangan stok, masalah pengisian persediaan, atau kendala lain dalam pemenuhan pesanan.
Cara menghitungnya bergantung pada metode pengukuran yang digunakan. Perusahaan perlu menetapkan apakah metrik dihitung berdasarkan jumlah pesanan yang dipenuhi secara lengkap, baris item dalam pesanan, atau kuantitas barang yang dikirim agar pelaporannya konsisten.
Cara Menghitung Order Fill Rate
Order fill rate dapat dihitung melalui beberapa metode, bergantung pada aspek pemenuhan pesanan yang ingin dievaluasi perusahaan.
- Order Fill Rate Berdasarkan Kuantitas
Metode ini mengukur proporsi jumlah barang yang dikirim dibandingkan dengan total kuantitas yang dipesan.
Rumus:
Order Fill Rate = (Total Kuantitas yang Dipenuhi ÷ Total Kuantitas yang Dipesan) × 100%
Sebagai contoh, distributor menerima pesanan sebanyak 5.000 unit produk dalam periode tertentu dan berhasil memenuhi 4.500 unit.
Order Fill Rate = (4.500 ÷ 5.000) × 100% = 90%
Hasil tersebut menunjukkan bahwa distributor berhasil memenuhi 90% dari total kuantitas yang diminta. - Order Fill Rate Berdasarkan Pesanan
Metode ini mengukur persentase pesanan yang berhasil dipenuhi secara lengkap.
Rumus:
Order Fill Rate = (Jumlah Pesanan yang Dipenuhi Secara Lengkap ÷ Total Jumlah Pesanan) × 100%
Sebagai contoh, distributor menerima 200 pesanan dan berhasil memenuhi 180 pesanan secara lengkap.
Order Fill Rate = (180 ÷ 200) × 100% = 90%
Hasil tersebut menunjukkan bahwa 90% pesanan berhasil dipenuhi secara lengkap. Pesanan lainnya memiliki setidaknya satu barang atau sejumlah kuantitas yang belum terpenuhi.
Mengapa Order Fill Rate Penting bagi Perusahaan FMCG?
Produk FMCG umumnya memiliki siklus pengisian stok yang sering dan volume penjualan yang tinggi. Retailer bergantung pada distributor untuk memasok produk yang dibutuhkan agar stok di rak tetap tersedia dan permintaan konsumen dapat terpenuhi. Order fill rate membantu perusahaan menilai kemampuan operasional dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
- Menjaga Ketersediaan Produk
Ketika distributor memenuhi pesanan sesuai kuantitas yang diminta, retailer memiliki peluang lebih besar untuk menjaga ketersediaan stok bagi pelanggan. Order fill rate yang rendah dapat menunjukkan bahwa produk tidak tersedia saat dibutuhkan retailer, sehingga meningkatkan risiko rak kosong dan kehilangan penjualan. - Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Retailer mengandalkan pengiriman yang tepat waktu dan lengkap untuk menjalankan operasional mereka. Kekurangan barang yang berulang dapat memicu keluhan, menambah pekerjaan pemesanan, dan mengurangi kepercayaan terhadap layanan distributor.
Pemantauan order fill rate membantu perusahaan mengidentifikasi masalah pemenuhan pesanan dan mengambil tindakan perbaikan sebelum kekurangan stok yang berulang memengaruhi hubungan dengan pelanggan. - Menjaga Pendapatan Penjualan
Kuantitas pesanan yang tidak terpenuhi menunjukkan produk yang tidak berhasil dipasok sesuai permintaan. Bergantung pada keputusan retailer untuk membeli barang yang kurang dari pemasok lain atau menunda pembelian, distributor dapat kehilangan peluang penjualan.
Meninjau order fill rate bersama data penjualan membantu perusahaan memperkirakan dampak komersial dari kekurangan stok dan mengidentifikasi produk yang membutuhkan pemantauan persediaan lebih ketat. - Mengevaluasi Pengelolaan Persediaan
Order fill rate yang rendah dapat mengindikasikan bahwa tingkat stok belum sesuai dengan permintaan pelanggan. Perusahaan dapat meninjau catatan persediaan, rencana pembelian, jadwal pengisian stok, dan perkiraan permintaan untuk mencari tahu penyebab produk tidak tersedia saat pesanan diterima. - Menilai Kinerja Distribusi
Order fill rate memberikan gambaran tentang kemampuan distributor dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Ketika ditinjau berdasarkan produk, gudang, pelanggan, dan wilayah pengiriman, metrik ini membantu manajemen mengidentifikasi kendala yang berulang dalam operasional distribusi.
Faktor yang Memengaruhi Order Fill Rate
Beberapa faktor dapat memengaruhi kemampuan distributor dalam memenuhi pesanan pelanggan secara lengkap.
- Kekurangan Persediaan
Stok yang tidak mencukupi merupakan salah satu penyebab umum pesanan tidak terpenuhi. Permintaan yang melampaui perkiraan, keterlambatan pengiriman pemasok, atau catatan persediaan yang tidak akurat dapat membuat distributor tidak mampu menyediakan jumlah barang yang diminta. - Peramalan Permintaan yang Tidak Akurat
Ketika rencana pembelian tidak mencerminkan pola penjualan aktual, perusahaan dapat kekurangan stok produk dengan permintaan tinggi atau menumpuk produk yang pergerakannya lambat. Peramalan berdasarkan riwayat penjualan, pesanan terkini, dan tren musiman membantu distributor merencanakan kebutuhan persediaan. - Keterlambatan Pemasok
Keterlambatan pengiriman dari produsen atau pemasok dapat memengaruhi ketersediaan produk di pusat distribusi. Akibatnya, distributor tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan meskipun kebutuhan pasar telah diperkirakan secara akurat. - Kesalahan Catatan Persediaan
Perbedaan antara jumlah stok dalam sistem dan stok fisik dapat menyebabkan tim sales menerima pesanan untuk produk yang sebenarnya tidak tersedia. Pemeriksaan stok secara rutin dan pembaruan catatan persediaan yang akurat membantu mengurangi selisih tersebut. - Kesalahan Picking di Gudang
Kesalahan dalam mengambil jumlah atau jenis produk dapat menyebabkan pesanan tidak lengkap. Instruksi picking yang akurat, catatan lokasi penyimpanan, dan prosedur verifikasi pesanan membantu mengurangi kesalahan pemenuhan.
Cara Meningkatkan Order Fill Rate dalam Distribusi FMCG
Peningkatan order fill rate membutuhkan koordinasi antara perencanaan persediaan, pembelian, operasional gudang, dan pengelolaan pesanan pelanggan.
- Menjaga Akurasi Catatan Persediaan
Perusahaan membutuhkan informasi terkini mengenai jumlah stok dan lokasi produk untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi. Rekonsiliasi stok secara rutin serta pencatatan barang masuk, barang yang diambil, dan barang yang dikirim secara tepat waktu membantu mengurangi perbedaan antara catatan sistem dan persediaan fisik. - Meningkatkan Akurasi Peramalan Permintaan
Meninjau riwayat penjualan, permintaan musiman, jadwal promosi, dan pesanan pelanggan terkini membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan produk pada masa mendatang. Perkiraan yang akurat memungkinkan distributor merencanakan pengisian stok dan mengalokasikan persediaan sesuai perkiraan permintaan. - Menetapkan Titik Pemesanan Ulang yang Sesuai
Titik pemesanan ulang (reorder point) menunjukkan kapan perusahaan perlu memesan stok tambahan untuk mencegah kekurangan persediaan. Penetapannya perlu mempertimbangkan tingkat penjualan, waktu tunggu pemasok, fluktuasi permintaan, dan stok pengaman (safety stock).
Produk dengan volume penjualan tinggi atau waktu pengisian stok yang panjang sering membutuhkan pemantauan lebih ketat agar ketersediaannya tetap terjaga. - Memantau Ketersediaan Produk Berdasarkan SKU
Order fill rate yang tinggi secara keseluruhan dapat menyamarkan kekurangan stok pada produk tertentu. Memantau kinerja berdasarkan stock keeping unit (SKU) membantu perusahaan mengidentifikasi produk yang sering menyebabkan pesanan tidak terpenuhi dan menelusuri penyebab kekurangannya. - Meningkatkan Akurasi Picking Gudang
Tim gudang membutuhkan detail pesanan, lokasi produk, dan jumlah barang yang akurat untuk menyiapkan pesanan pelanggan. Pemindaian barcode, daftar picking digital, dan verifikasi pesanan dapat membantu mengurangi kesalahan pengambilan barang yang memengaruhi hasil pemenuhan pesanan. - Mengoordinasikan Tim Sales, Gudang, dan Pengiriman
Pemenuhan pesanan bergantung pada aliran informasi antar tim operasional. Tim sales membutuhkan informasi stok yang akurat, tim gudang memerlukan instruksi picking terkini, sedangkan tim pengiriman membutuhkan detail pengiriman untuk merencanakan distribusi.
Koordinasi aktivitas tersebut membantu perusahaan mengidentifikasi kendala pemenuhan pesanan lebih awal dan mengurangi ketidaksesuaian pesanan yang sebenarnya dapat dicegah.
Order Fill Rate vs Metrik Rantai Pasok Lainnya
Order fill rate mengukur seberapa banyak permintaan pelanggan yang berhasil dipenuhi, tetapi metrik ini tidak menjelaskan seluruh aspek kinerja pengiriman. Perusahaan sering meninjaunya bersama metrik rantai pasok lainnya untuk memahami hasil pemenuhan pesanan secara lebih terperinci.
On-Time Delivery Rate: Mengukur proporsi pengiriman yang selesai sesuai tanggal atau waktu yang telah disepakati. Pesanan dapat tiba tepat waktu, tetapi jumlah barangnya belum tentu lengkap.
- Perfect Order Rate: Mengukur proporsi pesanan yang dikirim sesuai seluruh persyaratan, termasuk kelengkapan, ketepatan waktu, akurasi, dan dokumentasi.
- Inventory Turnover: Mengukur seberapa sering persediaan terjual atau digunakan dalam periode tertentu. Perputaran stok yang tinggi tidak otomatis berarti seluruh pesanan terpenuhi secara lengkap.
- Stockout Rate: Mengukur seberapa sering produk tidak tersedia saat dibutuhkan. Kekosongan stok dapat menyebabkan order fill rate rendah, meskipun kedua metrik ini menggunakan perhitungan berbeda.
Meninjau indikator tersebut secara bersamaan membantu perusahaan membedakan masalah kekurangan stok, keterlambatan pengiriman, dan kendala pemenuhan pesanan lainnya.
Tingkatkan Order Fill Rate dengan Solusi BOSNET
BOSNET menghadirkan ekosistem distribusi yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses operasional dalam satu platform yang terintegrasi. Mulai dari aktivitas sales, pengelolaan order, operasional warehouse, perencanaan pengiriman, hingga replenishment, setiap solusi saling terhubung untuk mendukung proses distribusi secara end-to-end.
Beberapa solusi yang tersedia dalam ekosistem BOSNET meliputi:
- Distribution Management System (DMS)
Distribution Management System (DMS) merupakan core solution BOSNET yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh proses distribusi secara end-to-end.
Dibangun untuk mendukung distributor dengan volume transaksi yang tinggi dan operasional yang kompleks, DMS mengintegrasikan seluruh aktivitas distribusi ke dalam satu platform sehingga proses bisnis menjadi lebih efisien, terkontrol, dan mudah dipantau. - Mobile Distribution
Mobile Distribution adalah aplikasi yang dirancang untuk mendukung tim sales lapangan dalam mengelola kunjungan pelanggan dan aktivitas penjualan.
Aplikasi ini memberikan visibilitas terhadap aktivitas lapangan, membantu standardisasi laporan penjualan, serta memungkinkan sales mencatat aktivitas langsung melalui perangkat mobile. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau performa tim, meningkatkan eksekusi penjualan, dan mengidentifikasi peluang bisnis dengan lebih baik. - Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) membantu perusahaan mengelola operasional gudang dengan lebih akurat dan efisien. Mulai dari pengelolaan persediaan, pelacakan produk, proses inbound dan outbound, hingga order fulfillment, WMS meningkatkan visibilitas stok, mengurangi kesalahan operasional, serta mengoptimalkan produktivitas gudang. - Smart Route
Smart Route membantu perusahaan merencanakan rute pengiriman yang lebih optimal dengan menganalisis jadwal pengiriman, lokasi pelanggan, kapasitas kendaraan, dan kondisi rute. Hasilnya, proses distribusi menjadi lebih efisien melalui pengurangan biaya transportasi, waktu pengiriman yang lebih singkat, utilisasi kendaraan yang lebih optimal, serta peningkatan produktivitas tim pengiriman. - Mobile Delivery
Mobile Delivery membantu driver dan tim delivery mengelola aktivitas pengiriman langsung melalui perangkat mobile.
Solusi ini mendukung proses pengiriman melalui fitur delivery tracking, digital proof of delivery, dan konfirmasi pengiriman secara real-time.
Dari sales execution dan order management hingga warehouse operations dan delivery, BOSNET menyediakan berbagai solusi yang membantu menghubungkan aktivitas distribusi dalam satu ekosistem.
Saatnya meninggalkan proses manual dan mengotomatisasi operasional distribusi untuk mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana solusi BOSNET dapat mendukung kebutuhan distribusi bisnis Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
