Pembukuan stok barang menjadi bagian penting dalam operasional gudang. Setiap barang yang masuk, keluar, atau berpindah di dalam gudang akan memengaruhi jumlah stok yang tersedia.
Semakin banyak produk dan transaksi yang dikelola, pencatatan stok secara manual membutuhkan waktu dan perhatian yang lebih besar. Karena itu, perusahaan membutuhkan proses pencatatan yang teratur agar setiap transaksi dapat tercatat dan jumlah stok dapat dipantau dengan baik.
Apa Itu Pembukuan Stok Barang?
Pembukuan stok barang merupakan proses mencatat dan memantau jumlah barang yang tersedia di gudang. Setiap barang yang masuk, keluar, atau berpindah akan memengaruhi jumlah stok, sehingga setiap perubahan perlu dicatat dalam pembukuan.
Perubahan tersebut dapat terjadi karena berbagai transaksi, seperti pembelian, penerimaan barang, penjualan, pengeluaran, retur, transfer, hasil produksi, penggunaan material, barang rusak, maupun penyesuaian stok. Melalui pencatatan tersebut, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok yang tersedia sekaligus memantau pergerakan barang di dalam gudang.
Fungsi Pembukuan Stok Barang
Pembukuan stok barang membantu perusahaan mengetahui kondisi persediaan dan memantau perubahan jumlah barang di gudang. Data yang tercatat juga dapat digunakan sebagai dasar dalam mengelola kebutuhan stok sehari-hari.
- Memantau Jumlah Stok Tersedia
Pencatatan stok membantu perusahaan mengetahui jumlah barang yang tersedia di gudang. Informasi tersebut dapat digunakan untuk menilai apakah jumlah stok yang tersedia masih mencukupi kebutuhan operasional. - Mencatat Pergerakan Barang
Jumlah stok dapat berubah ketika barang diterima, dikeluarkan, dipindahkan, diretur, diproduksi, rusak, atau disesuaikan. Setiap transaksi perlu dicatat agar perubahan jumlah stok dapat diketahui dan ditelusuri. - Membantu Perencanaan Replenishment
Data stok dapat menjadi dasar dalam menentukan kapan barang perlu diisi kembali. Perusahaan dapat melihat jumlah stok dan pergerakan produk untuk menentukan kebutuhan replenishment, bukan hanya mengandalkan perkiraan manual. - Mengurangi Risiko Kehabisan Stok
Pemantauan stok secara berkala membantu perusahaan mengetahui produk yang mulai mendekati batas minimum. Tim dapat melakukan replenishment sebelum stok habis dan mengganggu pemenuhan pesanan atau operasional harian. - Mendukung Pembuatan Laporan
Setiap transaksi yang tercatat dapat digunakan sebagai data dalam laporan inventaris. Laporan tersebut memberikan gambaran mengenai jumlah stok dan perubahan persediaan dalam periode tertentu, sehingga kondisi inventori dapat ditinjau secara berkala.
Rumus Pembukuan Stok Barang
Perhitungan stok dapat dilakukan menggunakan rumus dasar berikut:
Stok Akhir = Stok Awal + Barang Masuk - Barang Keluar
Sebagai contoh, perusahaan memiliki 1.000 pcs Produk A di awal hari. Pada hari yang sama, perusahaan menerima 300 pcs dan mengeluarkan 200 pcs.
Perhitungannya:
Stok Akhir = 1.000 + 300 - 200
Stok Akhir = 1.100 pcs
Rumus tersebut dapat digunakan saat jumlah produk dan transaksi masih terbatas. Namun, pencatatan secara manual menjadi semakin sulit dikelola ketika perusahaan memiliki ribuan SKU, beberapa gudang, transaksi yang banyak, serta kebutuhan pencatatan berdasarkan nomor batch dan serial. Kondisi tersebut membuat perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu mencatat dan memperbarui data inventaris secara otomatis.
Jenis Pembukuan Stok Barang
Pembukuan stok barang dapat dibedakan berdasarkan bagaimana barang masuk, keluar, dan disimpan di gudang. Detail pencatatannya juga dapat disesuaikan dengan karakteristik produk dan kebutuhan operasional gudang.
- Inbound
Inbound mencatat transaksi yang menambah jumlah stok di gudang. Beberapa contohnya meliputi:
- Penerimaan pembelian dari supplier
- Retur dari customer
- Transfer dari gudang lain - Hasil produksi
Setiap penerimaan perlu memiliki dokumen terkait dan jumlah barang yang dapat diverifikasi. Pada gudang yang menggunakan WMS, operator dapat melakukan scanning SKU atau barcode saat proses receiving. Setelah transaksi diproses sesuai ketentuan, sistem akan memperbarui jumlah stok secara otomatis. - Outbound
Outbound mencatat aktivitas yang mengurangi jumlah stok di gudang. Contohnya meliputi:
- Pengiriman berdasarkan Delivery Order
- Transfer ke gudang lain
- Penggunaan material untuk produksi
- Barang rusak - Barang expired
Setiap transaksi outbound perlu dicatat agar jumlah stok dapat diperbarui sesuai barang yang telah keluar dari gudang. - Pembukuan Stok Berdasarkan Lokasi
Stok juga dapat dicatat berdasarkan lokasinya di dalam gudang. Sebagai contoh, sistem mencatat total 1.000 pcs Produk A, yang tersebar di beberapa lokasi:
Zone A: 500 pcs
Zone B: 300 pcs
Outbound Staging: 200 pcs
Pencatatan berdasarkan lokasi membantu tim gudang mengetahui jumlah stok sekaligus lokasi penyimpanannya. - Pembukuan Stok Berdasarkan Batch dan Expiry Date
Beberapa jenis produk membutuhkan pencatatan yang lebih detail dari sekadar SKU dan jumlah stok. Produk makanan dan minuman, farmasi, kosmetik, serta kimia dapat memiliki batch number dan expiry date yang perlu dicatat.
Pencatatan berdasarkan batch membantu tim gudang mengetahui asal batch produk dan tanggal kedaluwarsanya. Informasi tersebut juga dapat digunakan saat memilih stok untuk pengiriman dan mengidentifikasi produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
Proses Utama Pembukuan Stok Barang
Pembukuan stok barang dimulai dari pencatatan produk hingga pemantauan setiap perubahan stok. Prosesnya mencakup beberapa tahapan, mulai dari pembuatan master data, pencatatan transaksi, rekonsiliasi, hingga pembuatan laporan.
- Master Data Produk
Setiap produk perlu didaftarkan menggunakan SKU yang unik, nama produk, kategori, unit of measure, dan informasi lain yang dibutuhkan. Master data yang akurat membantu memastikan setiap transaksi tercatat pada produk yang sesuai. - Mencatat Setiap Pergerakan Barang
Jumlah stok setiap produk perlu dihitung dan setiap pergerakan yang memengaruhi inventory perlu dicatat. Transaksi dapat mencakup inbound, retur, putaway, dan outbound.
Pencatatan dilakukan saat transaksi berlangsung agar jumlah stok yang tercatat mengikuti kondisi inventori terbaru. - Memperbarui Data Setelah Setiap Transaksi
Saldo inventory perlu diperbarui setelah barang masuk atau keluar dari gudang. Menunda pencatatan dapat menimbulkan perbedaan antara jumlah stok fisik dan data yang tercatat, terutama ketika ada transaksi lain yang terjadi sebelum pencatatan sebelumnya selesai. - Melakukan Rekonsiliasi Secara Berkala
Data inventory perlu dibandingkan dengan stok fisik melalui cycle counting atau stock opname. Jika ditemukan perbedaan, lakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum melakukan penyesuaian inventaris.
Pemeriksaan dapat dimulai dari histori transaksi, seperti inbound, outbound, transfer, retur, barang rusak, dan picking. Sumber perbedaan perlu diketahui sebelum saldo inventori diubah. - Membuat Laporan Secara Periodik
Data inventory dapat digunakan untuk membuat berbagai laporan secara berkala. Laporan dapat mencakup produk slow-moving, dead stock, dan kebutuhan replenishment.
Hasil laporan membantu tim melihat produk yang perlu mendapat perhatian dan menentukan kebutuhan inventaris berikutnya. - Menggunakan Warehouse Management System
Pencatatan setiap tahapan secara manual dapat menjadi semakin sulit dikelola ketika gudang menangani banyak produk dan transaksi. Warehouse Management System (WMS) dapat mengotomatisasi pencatatan inventaris, memperbarui saldo stok, mencatat transaksi gudang, menghubungkan data inventaris dengan dokumen terkait, dan menghasilkan laporan.
WMS juga memberikan informasi inventaris terbaru saat transaksi dicatat. Karena itu, banyak perusahaan menggunakan WMS untuk mengelola pembukuan stok barang dan pencatatan inventaris dalam operasional gudang.
Kelola Pembukuan Stok Barang dengan Warehouse Management System (WMS) BOSNET
BOSNET Warehouse Management System membantu perusahaan dalam mengelola stok di seluruh aktivitas gudang. Dengan otomatisasi proses inventaris dan visibilitas data secara real-time, perusahaan dapat mengidentifikasi produk lebih cepat, melacak pergerakan stok dengan lebih akurat, serta menjaga pencatatan di berbagai lokasi gudang.
Melalui sistem yang dapat memperbarui data persediaan berdasarkan aktivitas fisik di gudang, BOSNET Warehouse Management System membantu menjaga data stok tetap sesuai dengan kondisi aktual. Informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan terkait persediaan dan membantu perusahaan Anda meningkatkan revenue serta menekan biaya operasional.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET Warehouse Management System dapat membantu mengelola operasional gudang Anda secara lebih efisien.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
