Tidak semua pesanan dapat diproses langsung setelah diterima. Kendala dalam proses pemesanan dapat membuat pesanan tertahan, sementara tim gudang tetap perlu memproses pesanan lainnya. Jika kondisi ini sering terjadi, tim juga perlu meluangkan waktu untuk memeriksa pesanan yang masih tertahan dan menyelesaikan kendala yang ada.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki proses yang jelas dalam menangani order hold agar pesanan dapat kembali diproses dan kegiatan fulfillment tetap berjalan.
Apa Itu Order Hold?
Order hold terjadi ketika pesanan tidak dapat dilanjutkan ke proses berikutnya. Status ini dapat muncul dalam proses penjualan, pergudangan, maupun distribusi.
Saat order hold diterapkan, pesanan tetap tersimpan di sistem, tetapi prosesnya dihentikan sementara. Pesanan dapat tertahan sebelum masuk ke tahap picking, packing, pengiriman, atau invoicing.
Order hold tidak berarti pesanan dibatalkan. Setelah kendala selesai, pesanan dapat kembali diproses tanpa customer harus membuat pesanan baru.
Penyebab Umum Order Hold
Order hold dapat terjadi karena berbagai kondisi yang membuat pesanan belum dapat diproses ke tahap berikutnya. Penyebabnya dapat berkaitan dengan ketersediaan stok, pembayaran, batas kredit, kelengkapan data, hingga persyaratan tertentu yang perlu dipenuhi.
- Stok Habis
Pesanan dapat tertahan ketika stok yang tersedia tidak mencukupi jumlah pesanan. Dalam kondisi tersebut, pesanan akan tetap tercatat di sistem hingga stok kembali tersedia dan proses pesanan dapat dilanjutkan. - Pembayaran Masih Dalam Verifikasi
Beberapa transaksi memerlukan verifikasi pembayaran sebelum pesanan dapat dikirim. Selama pembayaran masih diperiksa, pesanan dapat ditahan agar barang tidak dikirim sebelum pembayaran dikonfirmasi. - Melebihi Batas Kredit
Perusahaan yang memberikan fasilitas kredit biasanya menetapkan batas kredit bagi setiap customer. Jika saldo tagihan customer sudah melewati batas yang ditetapkan, pesanan baru dapat ditahan sampai tagihan tersebut diselesaikan. - Informasi Pesanan Belum Lengkap
Pesanan juga dapat tertahan jika terdapat informasi yang belum lengkap, seperti alamat pengiriman, nomor telepon, atau detail produk. Pesanan dapat diproses kembali setelah informasi yang dibutuhkan dilengkapi. - Risiko Fraud
Pola pesanan yang tidak biasa dapat menjadi alasan lain sebuah pesanan ditahan. Contohnya adalah nilai pesanan yang sangat tinggi, alamat yang tidak sesuai, atau aktivitas akun yang mencurigakan. Penahanan pesanan memberi perusahaan waktu untuk memeriksa transaksi sebelum proses dilanjutkan. - Persyaratan Regulasi atau Kepatuhan
Beberapa produk membutuhkan dokumen, izin, atau persetujuan tertentu sebelum dapat dikirim. Jika persyaratan tersebut belum lengkap, pesanan dapat ditahan sampai seluruh dokumen dan persetujuan yang dibutuhkan terpenuhi.
Dampak Order Hold terhadap Bisnis
Jumlah order hold yang tinggi atau proses penyelesaian yang terlalu lama dapat memengaruhi operasional gudang, distribusi, hingga arus keuangan perusahaan.
- Pemenuhan Pesanan
Pesanan yang masih berstatus hold belum dapat diproses sampai kendalanya selesai. Kondisi ini dapat menunda proses picking dan pengiriman, sehingga target fulfillment dan pelayanan kepada customer ikut terdampak. - Perencanaan Gudang
Order hold dapat mengubah rencana kerja untuk picking, packing, dan alokasi stok. Tim gudang mungkin perlu menyesuaikan jadwal kerja atau mengalokasikan kembali stok yang tersedia berdasarkan kondisi pesanan. - Arus Kas
Pesanan yang masih tertahan belum dapat diselesaikan sehingga pembayaran dari pesanan tersebut juga dapat tertunda. Jika terjadi pada banyak pesanan, kondisi ini dapat memengaruhi arus kas perusahaan.
Cara Mengatasi Order Hold secara Efektif
- Menggunakan Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) membantu tim gudang mengelola pesanan sekaligus memantau stok dan aktivitas gudang. Tim dapat mengecek ketersediaan stok, melakukan alokasi inventory, serta memantau status picking dan packing melalui sistem. Saat pesanan berstatus hold, tim juga dapat melihat status pesanan beserta aktivitas gudang yang berkaitan. - Mengintegrasikan Data Inventory Secara Real-Time
Data inventory secara real-time membantu tim mengetahui jumlah stok yang tersedia untuk setiap produk. Ketika stok sudah tersedia atau proses replenishment selesai, pesanan yang sebelumnya berstatus hold dapat segera diperiksa kembali dan diproses tanpa perlu melakukan pengecekan stok secara manual. - Mengotomatiskan Validasi Proses Gudang
WMS dapat mengotomatiskan berbagai pemeriksaan sebelum pesanan masuk ke tahap berikutnya. Pemeriksaan dapat mencakup ketersediaan stok, alokasi lokasi penyimpanan, dan status picking. Otomatisasi membantu tim mengetahui apakah pesanan sudah dapat diproses berdasarkan kondisi inventory dan aktivitas gudang terbaru. - Memantau Order Hold Secara Berkala
Pemantauan secara berkala membantu perusahaan mengetahui jumlah order hold, penyebab yang paling sering terjadi, serta waktu yang dibutuhkan sampai pesanan dapat diproses kembali. Data tersebut dapat digunakan untuk menemukan masalah yang berulang dalam operasional gudang dan menentukan proses yang perlu diperbaiki.
Tingkatkan Pengelolaan Order Hold dengan BOSNET Warehouse Management System (WMS)
BOSNET Warehouse Management System membantu perusahaan mengelola stok dalam seluruh aktivitas gudang. Dengan otomatisasi proses inventaris dan visibilitas data secara real-time, perusahaan dapat mengidentifikasi produk lebih cepat, melacak pergerakan stok dengan lebih akurat, serta menjaga pencatatan di berbagai lokasi gudang.
Melalui sistem yang dapat memperbarui data persediaan berdasarkan aktivitas fisik di gudang, BOSNET Warehouse Management System membantu menjaga data stok tetap sesuai dengan kondisi aktual. Informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan terkait persediaan dan membantu perusahaan Anda meningkatkan revenue serta menekan biaya operasional.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET Warehouse Management System dapat membantu mengelola operasional gudang Anda secara lebih efisien.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
