Industri vape di Indonesia terus berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Seiring meningkatnya permintaan, jumlah vape store, reseller, dan jaringan distributor juga semakin bertambah. Bagi distributor, pertumbuhan tersebut berarti semakin banyak outlet, pesanan, dan aktivitas salesman yang perlu dikelola setiap hari.
Semakin luas jaringan distribusi, semakin banyak pula aktivitas yang harus ditangani oleh tim sales. Salesman perlu mengunjungi outlet, menerima pesanan, memantau kebutuhan pelanggan, dan membuat laporan hasil kunjungan.
Namun, sebagian distributor vape masih menjalankan aktivitas sales secara manual. Pesanan dapat dicatat melalui kertas atau spreadsheet, jadwal kunjungan disusun sendiri oleh salesman, dan laporan dibuat setelah aktivitas selesai. Proses tersebut dapat menyita waktu serta membuat informasi dari lapangan tidak langsung tersedia bagi manajemen.
Karena itu, semakin banyak distributor vape mulai menggunakan Sales Force Automation (SFA) untuk mendigitalisasi aktivitas salesman, mulai dari pengelolaan data pelanggan, kunjungan outlet, pencatatan pesanan, hingga pelaporan penjualan.
Tantangan Distributor Vape yang Masih Menggunakan Sistem Manual
Semakin luas wilayah distribusi, semakin banyak aktivitas yang perlu dikelola oleh tim sales. Ketika operasional sales masih dilakukan secara manual, distributor vape dapat menghadapi beberapa kendala, antara lain:
- Pengelolaan Data Pelanggan
Informasi pelanggan sering tersimpan di berbagai sumber, seperti chat, spreadsheet, atau catatan pribadi. Sales perlu mencari informasi dari beberapa sumber untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
Riwayat transaksi, pola pembelian, catatan kunjungan, dan aktivitas pelanggan lainnya juga tidak selalu tersedia dalam satu tempat. Akibatnya, sales memiliki keterbatasan dalam melihat riwayat setiap outlet saat mempersiapkan kunjungan. - Rute Kunjungan Tidak Efisien
Tanpa sistem yang membantu menyusun rute kunjungan, sales perlu menentukan sendiri urutan outlet yang akan dikunjungi.
Perencanaan rute yang kurang tepat dapat menambah waktu perjalanan dan biaya operasional, sekaligus mengurangi jumlah outlet yang dapat dikunjungi dalam satu hari. Waktu sales untuk berinteraksi dengan pelanggan juga dapat berkurang karena sebagian waktu tersita dalam perjalanan. - Monitoring Tim Sales Terbatas
Supervisor mungkin tidak memiliki informasi real-time mengenai lokasi dan aktivitas sales di lapangan. Pemantauan sering bergantung pada laporan yang dikumpulkan setelah kunjungan selesai.
Manajer baru dapat menerima informasi mengenai aktivitas lapangan setelah sales mengirimkan laporan. Evaluasi kinerja juga perlu menunggu proses pengumpulan dan pemeriksaan laporan dari setiap sales. Tanpa sistem untuk memverifikasi aktivitas di lapangan, laporan juga dapat berisi informasi yang tidak akurat atau bahkan dibuat secara fiktif, sehingga manajer tidak dapat memastikan apakah kunjungan benar-benar dilakukan. - Penyusunan Laporan Penjualan Memakan Waktu
Pembuatan laporan penjualan secara manual mengharuskan sales mengumpulkan dan merekap data dari berbagai catatan. Data pesanan, kunjungan outlet, dan aktivitas sales perlu dimasukkan serta diperiksa sebelum laporan dapat dikirimkan.
Pekerjaan administratif dapat mengambil porsi besar dari waktu kerja, bahkan mencapai sekitar 70% untuk menyiapkan dan memperbarui laporan. Proses input data manual juga meningkatkan risiko kesalahan informasi. Ketika data penjualan membutuhkan waktu lebih lama untuk tersedia, manajemen memiliki informasi yang lebih terbatas untuk mengevaluasi aktivitas sales dan mengambil keputusan bisnis.
Bagaimana Sales Force Automation Membantu Distributor Vape
Sales Force Automation (SFA) membantu distributor vape mengelola berbagai aktivitas sales, mulai dari pengelolaan pelanggan dan kunjungan outlet hingga pelaporan penjualan dan monitoring tim. Berikut beberapa manfaat SFA bagi distributor vape:
- Akses Data Pelanggan
Sales dapat mengakses informasi pelanggan, riwayat transaksi, catatan pembelian, dan status pesanan langsung melalui aplikasi. Informasi tersebut dapat digunakan saat mengunjungi outlet, sehingga sales dapat memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan rekomendasi berdasarkan riwayat pembelian. - Optimasi Rute Kunjungan
SFA membantu sales merencanakan kunjungan outlet dan menyusun rute berdasarkan jadwal kunjungan. Sales dapat mengatur kunjungan harian dengan lebih baik, mengurangi perjalanan yang tidak perlu, dan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan pelanggan. - Pelaporan Otomatis
Aktivitas sales dapat langsung tercatat dalam sistem setelah kunjungan dan transaksi dilakukan. Pesanan, kunjungan outlet, dan aktivitas di lapangan tersimpan secara digital sehingga sales tidak perlu membuat laporan secara manual dari awal. - Monitoring Tim Sales Secara Real-Time
Supervisor dapat memantau aktivitas sales melalui dashboard yang menampilkan informasi terbaru dari lapangan. Manajer dapat melihat kunjungan outlet, aktivitas penjualan, dan produktivitas tim sekaligus memeriksa apakah jadwal kunjungan telah dijalankan.
Kelola Salesman dengan BOSNET Mobile Distribution
BOSNET Mobile Distribution membantu perusahaan memantau kunjungan sales, memvalidasi aktivitas di lapangan, mengatur rute kunjungan, dan memantau kinerja sales secara real-time melalui satu platform yang terintegrasi.
Dapatkan visibilitas real-time terhadap aktivitas sales di lapangan serta informasi dari setiap kunjungan outlet. BOSNET membantu perusahaan meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan pelaksanaan aktivitas sales di seluruh jaringan distribusi.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET Mobile Distribution dapat membantu mengelola aktivitas salesman dalam satu solusi terintegrasi.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
