Ketika bisnis masih berkembang, aktivitas sales biasanya dapat dikelola dengan spreadsheet, formulir, telepon, atau grup chat. Selama jumlah sales dan outlet masih terbatas, cara tersebut masih dapat digunakan untuk mencatat pesanan, kunjungan, dan aktivitas pelanggan.
Seiring bisnis bertumbuh, volume pesanan meningkat, cakupan outlet meluas, dan aktivitas sales semakin banyak. Pengelolaan secara manual, mulai dari pencatatan kunjungan, pemrosesan pesanan, dan pelaporan, membutuhkan waktu lebih lama. Supervisor juga semakin terbatas dalam memantau aktivitas sales di lapangan.
Sales Force Automation (SFA) membantu distributor mengelola seluruh aktivitas sales secara digital. Pesanan, kunjungan outlet, dan laporan penjualan dapat dicatat dan dipantau melalui satu sistem.
Mengapa Bisnis Perlu Mengenali Kebutuhan SFA Sejak Awal?
Bisnis perlu mengenali kebutuhan akan Sales Force Automation (SFA) sebelum proses manual mulai memengaruhi pesanan, pelanggan, biaya, dan pengambilan keputusan. Masalah operasional sering bermula dari pekerjaan kecil yang masih dapat ditangani secara manual, lalu bertambah seiring meningkatnya jumlah pesanan, pelanggan, dan aktivitas sales.
Sebagai contoh, tim sales mungkin hanya perlu memasukkan beberapa pesanan setiap hari. Pekerjaan yang awalnya hanya membutuhkan beberapa menit dapat berkembang menjadi beberapa jam. Risiko kesalahan pencatatan juga ikut bertambah. Kesalahan pada satu pesanan dapat memengaruhi proses berikutnya, seperti penyiapan barang di gudang, pengiriman, pembuatan faktur, hingga penagihan.
Keterlambatan informasi juga dapat membuat supervisor terlambat mengetahui masalah di lapangan. Kunjungan outlet yang terlewat, program promosi yang belum dijalankan, atau target penjualan yang mulai tertinggal mungkin baru diketahui setelah berdampak pada operasional atau pencapaian penjualan.
Tanda Tim Sales Anda Membutuhkan SFA
Berikut sepuluh tanda yang menunjukkan bahwa tim sales Anda mungkin membutuhkan Sales Force Automation (SFA):
- Pengambilan Pesanan Masih Manual
Sales masih mencatat pesanan di kertas, mengirimkannya melalui chat, atau mengirim foto catatan pesanan kepada admin. Informasi tersebut kemudian harus dimasukkan kembali ke spreadsheet atau sistem kantor.
Proses input ulang menambah risiko kesalahan produk, jumlah pesanan, hingga pesanan yang terlewat. Tim gudang juga perlu menunggu pesanan masuk ke sistem sebelum dapat menyiapkan barang. - Laporan Penjualan Terlambat
Laporan penjualan baru diterima supervisor pada akhir hari, keesokan paginya, atau bahkan lebih lama. Akibatnya, supervisor tidak memiliki informasi yang cukup untuk menangani masalah ketika tim sales masih berada di lapangan.
Sebagai contoh, sales dapat menemui pelanggan ketika informasi harga atau promosi terbaru belum tersedia. Kesempatan mendapatkan pesanan dapat terlewat sebelum masalah tersebut diketahui supervisor. - Pemantauan Aktivitas Sales Terbatas
Supervisor mungkin hanya menerima laporan bahwa sebuah outlet telah dikunjungi, tetapi tidak memiliki informasi mengenai waktu kunjungan, lokasi, foto, atau hasil kunjungan.
Aplikasi SFA dapat mencatat check-in, check-out, lokasi, foto, dan hasil kunjungan. Supervisor dapat melihat catatan aktivitas sales di setiap outlet secara lebih lengkap. - Jadwal dan Rute Kunjungan Belum Optimal
Sales di lapangan sering mengunjungi outlet berdasarkan kebiasaan, bukan berdasarkan prioritas penjualan saat ini. Akibatnya, beberapa outlet dapat dikunjungi terlalu sering, sementara outlet dengan potensi penjualan yang lebih tinggi justru mendapat kunjungan yang lebih sedikit. - Harga, Stok, dan Promosi Tidak Konsisten
Sales masih mengandalkan sumber informasi yang berbeda untuk mengetahui harga, ketersediaan stok, diskon, dan promosi. Akibatnya, sales dapat menggunakan informasi yang berbeda saat melayani pelanggan. - Data Pelanggan dan Riwayat Pesanan Tersebar
Informasi pelanggan masih tersimpan di ponsel pribadi, spreadsheet, chat, dan catatan masing-masing sales. Riwayat pesanan pun sering kali bergantung pada sales yang menangani outlet tersebut.
Ketika terjadi pergantian area atau sales, sales berikutnya dapat kesulitan mendapatkan informasi mengenai pelanggan dan riwayat pesanannya. - Target dan KPI Sales
Sales di lapangan tidak selalu memiliki akses langsung ke target kunjungan, jumlah pesanan, nilai penjualan, atau jumlah outlet aktif. Supervisor pun perlu menggabungkan beberapa laporan untuk melihat pencapaian setiap sales. - Data Penjualan, Stok, Pengiriman, dan Pembayaran Tidak Terhubung
Pesanan mungkin sudah diterima, tetapi informasi tersebut belum sampai ke gudang. Barang sudah dikirim, sementara sales belum menerima status pengiriman terbaru. Pelanggan juga mungkin sudah melakukan pembayaran, tetapi catatannya belum diperbarui.
Akibatnya, sales perlu menghubungi tim yang berbeda untuk memastikan setiap status. Dengan data penjualan, pengiriman, dan pembayaran yang saling terhubung, sales dapat melihat informasi terbaru tanpa harus mencari dari berbagai sumber. - Kesalahan Pesanan dan Keluhan Pelanggan Semakin Sering Terjadi
Kesalahan dalam pencatatan pesanan dapat menyebabkan produk, jumlah, diskon, atau detail pengiriman yang tidak sesuai. Jika kesalahan terus berulang, biaya retur dapat meningkat dan kepercayaan pelanggan dapat menurun. - Tindak Lanjut Pelanggan Tidak Konsisten
Sales dapat menerima permintaan pelanggan terkait produk baru, pesanan yang masih diproses, perubahan harga, atau rencana pembelian berikutnya. Namun, informasi tersebut sering kali hanya tersimpan dalam catatan pribadi atau percakapan chat.
Ketika informasi tersebut tidak tercatat dengan baik, beberapa permintaan pelanggan dapat terlewat dan peluang penjualan juga berisiko hilang.
Bagaimana SFA Membantu Mengatasi Tantangan Tersebut
Sales Force Automation (SFA) mengintegrasikan berbagai informasi penjualan ke dalam satu sistem. Sales dapat mengelola pesanan, kunjungan outlet, data pelanggan, dan target langsung dari lapangan. Supervisor juga dapat melihat pembaruan aktivitas sales saat data dicatat, sehingga kondisi penjualan harian dapat dipantau dengan lebih baik.
Bagi distributor, SFA juga dapat menghubungkan aktivitas sales dengan informasi stok, pengiriman, dan pembayaran. Sales dapat mengakses riwayat pelanggan, informasi produk, harga, dan promosi saat mengunjungi outlet. Supervisor pun dapat memantau hasil penjualan dan segera menindaklanjuti masalah yang ditemukan di lapangan.
Kelola Salesman dengan BOSNET Mobile Distribution
BOSNET Mobile Distribution membantu perusahaan memantau kunjungan sales, memvalidasi aktivitas di lapangan, mengatur rute kunjungan, dan memantau kinerja sales secara real-time melalui satu platform yang terintegrasi.
Dapatkan visibilitas real-time terhadap aktivitas sales di lapangan serta informasi dari setiap kunjungan outlet. BOSNET membantu perusahaan meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan pelaksanaan aktivitas sales di seluruh jaringan distribusi.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET Mobile Distribution dapat membantu mengelola aktivitas salesman dalam satu solusi terintegrasi.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
