Pengiriman produk menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan FMCG, terutama ketika produk harus dikirim ke banyak outlet dan pelanggan di berbagai wilayah. Setiap pengiriman membutuhkan beberapa hal yang perlu dikoordinasikan, seperti delivery order, penugasan transporter, rute, dan jadwal pengiriman agar barang dapat sampai ke tujuan.
Semakin banyak pengiriman yang berjalan, semakin banyak pula aktivitas yang perlu dipantau. Jika penugasan transporter dan proses pengiriman masih dilakukan secara manual, tim dapat kesulitan mengetahui status pengiriman, menemukan keterlambatan, dan memantau kinerja transporter. Informasi mengenai aktivitas transporter di lapangan juga menjadi lebih terbatas.
Apa Itu Transporter?
Transporter bertugas mengantarkan barang dari warehouse atau distribution center ke lokasi tujuan. Dalam kegiatan distribusi, lokasi tujuan dapat berupa outlet, pelanggan, distributor, maupun titik pengiriman lainnya yang tersebar di berbagai wilayah.
Setelah barang keluar dari warehouse, transporter bertanggung jawab atas proses pengirimannya hingga sampai ke tujuan. Tugas transporter dapat mencakup mengambil barang, mengantarkan pesanan, mengikuti rute yang telah ditentukan, serta memastikan produk tiba sesuai jadwal.
Peran dan Tanggung Jawab Transporter
Tanggung jawab transporter mencakup berbagai aktivitas dalam proses pengiriman barang dari warehouse atau distribution center hingga sampai ke lokasi tujuan. Setiap aktivitas berperan dalam menjaga kondisi barang selama perjalanan dan memastikan pengiriman berjalan sesuai jadwal.
- Mengambil Barang dari Warehouse
Transporter mengambil barang yang sudah siap dikirim dari warehouse atau distribution center. Sebelum berangkat, detail pengiriman perlu diperiksa dan disesuaikan dengan pesanan yang diberikan agar tidak terjadi masalah selama proses pengiriman. - Mengantarkan Barang ke Tujuan
Setelah barang diambil, transporter mengantarkannya ke outlet, pelanggan, atau lokasi pengiriman lainnya sesuai tujuan. Perjalanan dilakukan mengikuti rute dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan oleh distributor. - Menjaga Kondisi Barang Selama Pengiriman
Barang perlu ditangani secara hati-hati selama perjalanan agar tidak mengalami kerusakan. Transporter bertanggung jawab menjaga kondisi barang sampai tiba di lokasi tujuan. - Menyelesaikan Pengiriman
Setelah tiba di lokasi tujuan, transporter menyerahkan barang sesuai delivery order. Detail pengiriman kemudian dapat dicatat sebagai bukti bahwa barang telah sampai di lokasi yang dituju. - Melaporkan Status Pengiriman
Transporter juga memberikan informasi mengenai perkembangan pengiriman, termasuk pengiriman yang sudah selesai, keterlambatan, atau kendala yang terjadi selama perjalanan. Informasi tersebut membantu distributor memantau aktivitas pengiriman dan menindaklanjuti pengiriman yang membutuhkan perhatian.
Tantangan yang Sering Dihadapi dalam Mengelola Transporter
Mengelola transporter dapat menjadi tantangan ketika distributor memiliki banyak pengiriman ke berbagai lokasi. Beberapa kendala yang sering dihadapi distributor dalam mengelola transporter antara lain:
- Aktivitas Transporter Kurang Terpantau
Distributor perlu memantau aktivitas transporter setelah barang meninggalkan warehouse. Ketika informasi dari lapangan terbatas, supervisor dapat kesulitan mengetahui aktivitas transporter selama proses pengiriman berlangsung. - Pemesanan Delivery Order Masih Manual
Pemesanan transporter dapat dilakukan melalui telepon, pesan chat, atau spreadsheet. Setiap Delivery Order (DO) perlu diberikan kepada transporter dan dicatat sebelum pengiriman dapat dilakukan. Jika proses booking masih dilakukan secara manual, pekerjaan administrasi juga akan bertambah seiring meningkatnya jumlah pengiriman. - Perkembangan Pengiriman Sulit Dipantau
Setelah DO diberikan kepada transporter, tim distribusi perlu memantau prosesnya hingga pengiriman selesai. Jika pembaruan status masih dilakukan secara manual, supervisor perlu menghubungi transporter satu per satu guna mengetahui perkembangan setiap pengiriman. - Informasi Pengiriman Terlambat
Informasi mengenai pengiriman yang sudah selesai, keterlambatan, atau kendala yang terjadi tidak selalu diterima distributor secara langsung. Ketika pembaruan masih bergantung pada laporan manual, supervisor bisa menerima informasi setelah masalah sudah terjadi. - Rute Pengiriman Kurang Efisien
Transporter dapat menghabiskan banyak waktu di perjalanan ketika rute pengiriman tidak direncanakan secara efisien. Mengunjungi beberapa lokasi di area yang berbeda tanpa rute yang terencana dapat menambah waktu perjalanan dan biaya transportasi.
Bagaimana Digitalisasi Membantu Mengelola Transporter
Teknologi digital dapat membantu distributor mengelola delivery order, booking transporter, dan aktivitas pengiriman dalam satu sistem. Tim distribusi tidak perlu lagi mengecek catatan yang berbeda atau menghubungi transporter satu per satu untuk mengetahui perkembangan pengiriman. Informasi terbaru mengenai pengiriman dapat diakses langsung melalui aplikasi.
Supervisor dapat menggunakan informasi tersebut guna memantau transporter yang bertugas, mengikuti perkembangan pengiriman, dan melihat aktivitas selama proses pengiriman. Akses informasi terbaru selama pengiriman juga membantu distributor merespons kendala yang muncul dan menjaga pengiriman tetap berjalan sesuai jadwal.
Kelola Transporter Lebih Efisien dengan Solusi BOSNET
- Smart Route
BOSNET Smart Route membantu tim distribusi merencanakan rute berdasarkan lokasi pengiriman, kondisi perjalanan, dan kebutuhan distribusi. Sistem menghitung rute secara otomatis sehingga kendaraan dapat mengikuti jalur yang telah direncanakan.
Perencanaan rute yang tepat membantu mengurangi jarak tempuh yang tidak perlu, menghemat waktu perjalanan, dan mengoptimalkan penggunaan armada. Kendaraan pun dapat digunakan secara lebih produktif dalam setiap perjalanan pengiriman. - Mobile Delivery
BOSNET Mobile Delivery membantu tim memantau aktivitas pengiriman secara real time, mulai dari lokasi kendaraan hingga status pengiriman. Setelah pengiriman selesai, tim dapat segera mengetahui posisi dan status perjalanan untuk menentukan aktivitas berikutnya.
Informasi tersebut membantu tim mengatur pengiriman atau pickup berikutnya berdasarkan kondisi di lapangan, sehingga kendaraan tidak perlu melakukan perjalanan kosong yang sebenarnya dapat dihindari.
150+ Brand Ternama Percayakan Distribusi kepada BOSNET
Lebih dari 150 brand mengandalkan BOSNET untuk mengelola proses distribusi dan penjualan secara efisien. BOSNET menyediakan solusi end-to-end bagi distributor untuk memantau operasi, kinerja, dan penjualan secara real-time.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET dapat menyederhanakan operasional Anda dan memberikan visibilitas real-time di seluruh jaringan distribusi Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
