Backorder merupakan salah satu penyebab umum keterlambatan dalam proses pemenuhan pesanan. Ketika stok barang habis saat pelanggan melakukan pemesanan, perusahaan tidak dapat langsung mengirimkan produk.
Untuk mengetahui seberapa sering situasi ini terjadi, perusahaan dapat mengukur backorder rate. Metrik ini membantu perusahaan mengevaluasi ketersediaan stok, mengidentifikasi potensi masalah dalam pengelolaan persediaan, serta menilai apakah strategi perencanaan stok yang digunakan sudah mampu memenuhi permintaan pelanggan.
Pengertian Backorder
Backorder adalah situasi ketika suatu produk tidak tersedia saat pelanggan melakukan pemesanan, tetapi pesanan tersebut tetap dapat diproses dan dipenuhi setelah stok kembali tersedia.
Kondisi ini biasanya terjadi ketika permintaan pelanggan lebih tinggi dibandingkan jumlah stok yang tersedia. Selain itu, backorder juga dapat disebabkan oleh gangguan pada rantai pasok, keterlambatan produksi, atau kekurangan persediaan di gudang.
Meskipun memungkinkan perusahaan tetap menerima pesanan saat stok habis, backorder perlu dikelola dengan baik agar tidak menyebabkan keterlambatan pengiriman dan menurunkan kepuasan pelanggan.
Penyebab Backorder
Backorder dapat terjadi karena berbagai faktor yang memengaruhi ketersediaan stok. Dengan memahami penyebabnya, perusahaan dapat mengambil langkah yang tepat untuk menjaga ketersediaan produk dan mengurangi risiko kekurangan stok.
- Perencanaan Permintaan yang Kurang Akurat
Salah satu penyebab backorder adalah perencanaan permintaan yang kurang akurat. Ketika perusahaan tidak dapat memperkirakan kebutuhan pasar dengan tepat, jumlah stok yang tersedia mungkin tidak cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Akibatnya, produk dapat habis sebelum proses pengadaan atau pengisian ulang stok selesai dilakukan. Jika kondisi ini terjadi berulang kali, risiko backorder akan semakin meningkat. - Lonjakan Permintaan yang Tidak Terduga
Peningkatan permintaan yang terjadi secara tiba-tiba dapat menguras persediaan lebih cepat dari perkiraan. Ketika jumlah pesanan meningkat dalam waktu singkat, stok yang tersedia mungkin tidak mampu memenuhi seluruh permintaan pelanggan.
Dalam situasi ini, sebagian pesanan harus menunggu hingga produk kembali tersedia di gudang. - Hambatan pada Supply Chain
Gangguan pada supply chain juga dapat menyebabkan terjadinya backorder. Keterlambatan dari pemasok, kendala transportasi, atau masalah logistik dapat menghambat proses pengiriman barang dan memengaruhi ketersediaan stok.
Ketika produk tidak tiba sesuai jadwal, perusahaan akan kesulitan menjaga tingkat persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Dampak Backorder bagi Distributor
Backorder tidak selalu memberikan dampak negatif bagi bisnis. Dalam beberapa situasi, kondisi ini dapat menunjukkan tingginya permintaan terhadap suatu produk. Namun, jika terjadi terlalu sering, backorder dapat menimbulkan berbagai tantangan operasional dan memengaruhi kepuasan pelanggan.
Dampak Positif
- Membantu Mengukur Permintaan Produk
Backorder dapat menjadi indikator bahwa suatu produk memiliki permintaan yang tinggi di pasar. Informasi ini membantu perusahaan memahami pola pembelian pelanggan dan menyesuaikan strategi pengadaan maupun perencanaan stok. - Menjaga Hubungan dengan Pelanggan
Pelanggan sering kali tetap bersedia menunggu produk yang dibutuhkan, terutama jika perusahaan memberikan informasi yang jelas mengenai ketersediaan stok dan estimasi waktu pengiriman. Komunikasi yang transparan dapat membantu menjaga kepercayaan pelanggan. - Membuka Peluang Penjualan
Meskipun stok sedang habis, perusahaan tetap dapat menerima pesanan dari pelanggan. Dengan demikian, peluang penjualan tidak hilang dan pesanan dapat dipenuhi setelah persediaan kembali tersedia.
Dampak Negatif
- Meningkatkan Biaya Operasional
Pengelolaan backorder sering kali memerlukan aktivitas tambahan, seperti pemrosesan administrasi, pengiriman terpisah, percepatan pengadaan stok, hingga penyesuaian jadwal operasional. Aktivitas tersebut dapat meningkatkan biaya operasional perusahaan. - Menurunkan Kepuasan Pelanggan
Waktu tunggu yang lebih lama dapat menimbulkan kekecewaan, terutama ketika pelanggan membutuhkan produk dalam waktu dekat. Dalam beberapa kasus, pelanggan dapat memilih membeli produk dari pemasok lain yang memiliki stok tersedia. - Memengaruhi Reputasi Perusahaan
Kekurangan stok yang terjadi berulang kali dapat menimbulkan persepsi bahwa perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan secara konsisten. Jika dibiarkan, hal ini dapat mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.
Cara Mengukur Backorder Rate
Backorder rate adalah metrik yang digunakan untuk mengukur seberapa sering pesanan pelanggan tidak dapat dipenuhi secara langsung karena keterbatasan stok. Melalui metrik ini, perusahaan dapat mengetahui tingkat ketersediaan produk dan mengevaluasi kinerja pengelolaan persediaan.
Rumus yang digunakan untuk menghitung backorder rate adalah:
Backorder Rate = (Jumlah Backorder ÷ Total Pesanan) × 100%
Tingkat backorder yang tinggi menunjukkan bahwa kekurangan stok terjadi cukup sering. Jika terus berlanjut, kondisi ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, menurunkan kepuasan pelanggan, serta mengurangi peluang penjualan.
Sebaliknya, tingkat backorder yang rendah menunjukkan bahwa persediaan mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan baik. Angka ini juga mencerminkan perencanaan stok yang lebih akurat serta ketersediaan produk yang lebih terjaga.
Cara Mengelola Backorder
Untuk mengurangi risiko kekurangan stok dan menjaga backorder rate tetap rendah, perusahaan perlu menerapkan strategi yang mendukung ketersediaan produk dan kelancaran proses pemenuhan pesanan.
- Berikan Informasi yang Jelas kepada Pelanggan
Komunikasi yang transparan sangat penting ketika terjadi backorder. Pelanggan perlu mendapatkan informasi mengenai status pesanan, ketersediaan produk, serta estimasi waktu pengiriman.
Perusahaan juga dapat menawarkan alternatif produk, diskon, atau insentif pengiriman untuk membantu menjaga kepuasan pelanggan selama masa tunggu. - Tingkatkan Akurasi Demand Forecasting
Perencanaan permintaan yang akurat membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan stok di masa mendatang dan mengantisipasi perubahan permintaan pelanggan.
Data penjualan historis, tren pembelian, dan informasi pasar dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun perkiraan kebutuhan stok. Dengan perencanaan yang lebih akurat, risiko kekurangan persediaan dapat diminimalkan. - Pantau Persediaan Secara Real-Time
Visibilitas stok secara real-time membantu perusahaan mengetahui jumlah persediaan yang tersedia dan mengidentifikasi produk yang mulai mendekati batas minimum.
Warehouse Management System (WMS) dapat membantu memantau pergerakan stok, mengelola safety stock, serta memberikan informasi yang lebih akurat mengenai kondisi persediaan. Dengan demikian, proses pengadaan dapat dilakukan sebelum stok habis. - Bekerja Sama dengan Beberapa Supplier
Mengandalkan satu supplier dapat meningkatkan risiko kekurangan stok ketika terjadi keterlambatan pengiriman atau gangguan pasokan.
Dengan memiliki beberapa supplier, perusahaan memiliki alternatif sumber pasokan yang dapat membantu menjaga ketersediaan produk dan mengurangi ketergantungan pada satu pemasok.
Kelola Backorder dengan Solusi BOSNET
Mengelola backorder membutuhkan visibilitas stok yang akurat, perencanaan persediaan yang lebih baik, serta koordinasi yang terintegrasi antar proses distribusi. BOSNET menyediakan rangkaian solusi yang membantu perusahaan menjaga ketersediaan produk, mengurangi risiko kehabisan stok, dan memperlancar proses pemenuhan pesanan.
- Distribution Management System (DMS)
Distribution Management System (DMS) merupakan solusi utama yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi proses distribusi dari hulu hingga hilir. Dikembangkan untuk distributor FMCG dengan volume transaksi yang tinggi, DMS mengintegrasikan aktivitas penjualan, pembelian, persediaan, dan operasional dalam satu platform.
Dengan data yang tersedia secara real-time, perusahaan dapat memantau ketersediaan stok, meningkatkan akurasi perencanaan, dan merespons perubahan permintaan pelanggan dengan lebih cepat. - Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) membantu distributor mengelola operasional gudang dan pergerakan persediaan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi.
Solusi ini mendukung pengelolaan stok, pelacakan produk, proses barang masuk dan keluar, serta aktivitas pemenuhan pesanan. Visibilitas persediaan secara real-time membantu tim gudang memantau kondisi stok dan mengidentifikasi kebutuhan pengadaan sebelum terjadi kekurangan persediaan. - Replenishment
BOSNET Replenishment membantu perusahaan menjaga ketersediaan stok pada tingkat yang optimal melalui proses pengadaan ulang secara otomatis.
Ketika jumlah persediaan mencapai batas minimum yang telah ditentukan, sistem dapat memicu proses replenishment sehingga stok tetap tersedia saat dibutuhkan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi risiko stockout, menjaga ketersediaan produk, dan mendukung kelancaran proses pemenuhan pesanan.
150+ Brand Ternama Percayakan Distribusi kepada BOSNET
Lebih dari 150 brand mengandalkan BOSNET untuk mengelola proses distribusi dan penjualan secara efisien. BOSNET menyediakan solusi end-to-end bagi distributor untuk memantau operasi, kinerja, dan penjualan secara real-time.
Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana BOSNET dapat menyederhanakan operasional Anda dan memberikan visibilitas real-time di seluruh jaringan distribusi Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
