Trade asset sering kali tersebar di ratusan bahkan ribuan outlet sehingga semakin sulit dipantau seiring berkembangnya jaringan distribusi. Tanpa visibilitas yang baik, perusahaan dapat kesulitan mengetahui lokasi aset, status penggunaannya, maupun perpindahan aset antar lokasi.
Ketika pencatatan aset masih dilakukan menggunakan spreadsheet, dokumen kertas, atau laporan manual, visibilitas terhadap aset menjadi terbatas. Aset dapat hilang tanpa disadari, perpindahan aset antar outlet tidak tercatat, dan proses audit dapat memakan waktu yang lama. Tanpa informasi yang akurat, perusahaan bahkan dapat terus membeli aset baru meskipun masih terdapat aset yang belum dimanfaatkan secara optimal di lapangan.
Apa Itu Trade Asset?
Trade asset adalah aset berharga yang dimiliki perusahaan untuk mendukung operasional bisnis, aktivitas penjualan, dan program promosi. Aset ini memiliki peran penting dalam membantu perusahaan mendistribusikan produk, melayani pelanggan, dan menjaga kinerja bisnis.
Trade asset dapat berupa aset fisik seperti persediaan, stok, peralatan, dan material promosi yang digunakan di pasar. Selain itu, trade asset juga dapat mencakup aset keuangan seperti piutang usaha.
Karena trade asset merupakan investasi yang cukup besar bagi banyak perusahaan, pengelolaan dan pemantauan aset menjadi sangat penting untuk menjaga visibilitas aset, mengurangi risiko kehilangan, dan mendukung pertumbuhan bisnis.
Mengapa Trade Asset Tracking Penting?
Trade asset merupakan investasi yang cukup besar bagi distributor, produsen, maupun perusahaan FMCG. Tanpa visibilitas yang baik terhadap lokasi dan penggunaan aset, perusahaan dapat menghadapi berbagai tantangan yang berdampak pada operasional dan biaya bisnis.
- Mencegah Kehilangan dan Pencurian Aset
Salah satu alasan utama perusahaan melakukan trade asset tracking adalah untuk mengurangi risiko kehilangan dan pencurian aset.
Display rack, cooler, peralatan promosi, dan berbagai aset lapangan lainnya sering kali tersebar di banyak outlet dan lokasi. Tanpa sistem pelacakan aset, perusahaan akan kesulitan mengetahui aset yang hilang maupun lokasi terakhir aset tersebut berada. - Mengurangi Biaya Operasional
Trade asset tracking dapat membantu perusahaan mengurangi berbagai biaya yang tidak diperlukan dalam jangka panjang.
Dengan mengurangi kehilangan aset, meningkatkan pemanfaatan aset, serta mengelola aktivitas perawatan dengan lebih baik, perusahaan dapat menekan biaya penggantian aset dan memaksimalkan nilai investasi yang telah dikeluarkan. - Mendukung Keamanan dan Kepatuhan Regulasi
Pada beberapa industri seperti rokok dan farmasi, terdapat standar keamanan dan regulasi yang harus dipenuhi perusahaan.
Trade asset tracking membantu perusahaan menjaga dokumentasi dan visibilitas terhadap aset yang berkaitan dengan kepatuhan regulasi sehingga aset penting tetap dapat dipantau sepanjang siklus penggunaannya. - Meningkatkan Perawatan dan Pemeliharaan Aset
Pemantauan aset secara berkala membantu perusahaan menjaga aset tetap dalam kondisi baik dan memperpanjang masa penggunaannya.
Tim sales lapangan dapat melakukan pemeriksaan trade asset saat melakukan kunjungan ke outlet, melaporkan aset yang mengalami kerusakan, serta melakukan verifikasi status aset langsung dari lapangan. Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi aset, perusahaan dapat menjadwalkan perawatan dan mengurangi risiko kerusakan yang tidak terduga.
Tantangan Umum dalam Trade Asset Tracking
Mengelola trade asset yang tersebar di banyak outlet dan area distribusi bukanlah hal yang mudah, terutama jika perusahaan masih mengandalkan proses manual dan data yang tersebar di berbagai tempat. Tanpa visibilitas yang baik, perusahaan akan kesulitan mengetahui lokasi, penggunaan, maupun status aset secara akurat.
- Data Aset Masih Dicatat Secara Manual
Banyak perusahaan masih mencatat data aset menggunakan spreadsheet, formulir kertas, atau laporan manual. Seiring bertambahnya jumlah aset, menjaga akurasi data menjadi semakin sulit dan meningkatkan risiko informasi yang hilang atau tidak diperbarui. - Perpindahan Aset Antar Outlet Tidak Tercatat
Trade asset sering dipindahkan antar outlet untuk mendukung kebutuhan operasional maupun program promosi. Tanpa sistem pelacakan, perpindahan aset sering kali tidak terdokumentasi sehingga perusahaan kesulitan mengetahui lokasi terkini dari setiap aset. - Sulit Mengetahui Aset yang Masih Aktif
Tanpa visibilitas secara real-time, perusahaan sering kesulitan membedakan aset yang masih aktif digunakan dan aset yang sudah tidak dimanfaatkan. Akibatnya, perusahaan dapat membeli aset baru meskipun masih terdapat aset yang tersedia di lokasi lain. - Proses Audit Membutuhkan Waktu Lama
Proses audit aset dapat memakan waktu yang cukup lama, terutama bagi perusahaan yang mengelola ratusan hingga ribuan aset di berbagai lokasi. Tim sering kali harus mengumpulkan data dari berbagai sumber sebelum proses audit dapat diselesaikan. - Tidak Memiliki Riwayat Penggunaan Aset
Riwayat penggunaan aset memiliki peran penting dalam memahami bagaimana aset tersebut digunakan selama masa operasionalnya. Tanpa data historis, perusahaan akan kesulitan menganalisis tingkat pemanfaatan aset, memantau pola perpindahan aset, maupun merencanakan aktivitas perawatan di masa mendatang.
Bagaimana Distributor Besar Melacak Trade Asset?
Distributor besar sering kali mengelola ribuan trade asset yang tersebar di gudang, distributor, hingga outlet. Untuk menjaga visibilitas aset dan mengurangi risiko kehilangan, banyak perusahaan menerapkan proses asset tracking yang didukung teknologi digital dan aktivitas lapangan.
- Menggunakan Barcode atau Serial Number
Salah satu langkah pertama dalam trade asset tracking adalah memberikan barcode atau serial number yang unik pada setiap aset.
Identitas unik tersebut memudahkan perusahaan dalam mencatat informasi aset, memantau lokasi aset, serta membedakan satu aset dengan aset lainnya sepanjang siklus penggunaannya. - Menggunakan Aplikasi Mobile
Banyak distributor membekali tim lapangan dengan aplikasi mobile untuk melakukan verifikasi trade asset saat melakukan kunjungan ke outlet.
Tim lapangan dapat memastikan apakah aset masih tersedia di outlet yang ditentukan, memperbarui informasi aset, serta melaporkan berbagai temuan langsung dari lapangan. Verifikasi melalui aplikasi mobile juga membantu perusahaan memastikan aktivitas kunjungan dan tugas yang diberikan telah dijalankan sesuai rencana. - Mencatat Perpindahan Aset
Trade asset sering berpindah antara gudang, distributor, dan outlet untuk mendukung kebutuhan operasional maupun aktivitas promosi.
Mencatat setiap perpindahan aset membantu perusahaan menjaga visibilitas lokasi aset dan mengurangi risiko aset hilang atau tidak terlacak. - Memantau Status Aset
Distributor besar secara rutin memantau status trade asset sepanjang masa penggunaannya.
Status aset dapat berupa aktif, dalam perawatan, hilang, atau sudah tidak digunakan lagi. Informasi tersebut membantu perusahaan mengambil keputusan terkait penggantian aset, perawatan, maupun penempatan aset. - Melakukan Kunjungan Secara Berkala
Kunjungan outlet secara rutin memiliki peran penting dalam menjaga visibilitas dan kondisi trade asset.
Distributor biasanya menjadwalkan kunjungan berkala untuk memeriksa kondisi aset, melakukan verifikasi lokasi aset, serta memastikan aset digunakan sesuai tujuan penempatannya.
Lacak Trade Asset di Seluruh Jaringan Distribusi dengan Solusi BOSNET
Solusi BOSNET membantu distributor memantau lokasi, perpindahan, dan penggunaan trade asset di seluruh jaringan distribusi melalui satu platform.
Dengan visibilitas secara real-time terhadap trade asset, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan aset, mempermudah proses audit, memantau status aset, serta meningkatkan pemanfaatan aset di gudang, distributor, maupun outlet.
Hubungi kami hari ini untuk mengetahui bagaimana BOSNET dapat membantu Anda melacak trade asset di seluruh jaringan distribusi Anda.
#BOSNET #BestFMCGRunsBOSNET #Distribution #SupplyChain #IncreaseRevenue #ReduceCost
